Obowiązkowe wdrożenie procedur AML
Każdy kantor ma obowiązek wdrożenia i stosowania procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), co wynika z ustawy AML:
„Niektóre banki wypowiadają umowę na prowadzenie rachunku bankowego […] tym przedsiębiorcom, którzy nie mają wdrożonych i nie stosują procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu” – Tomasz Gzela.
Identyfikacja klienta od kwoty 15 000 EUR (lub wcześniej przy wyższym ryzyku)
Podstawowy próg uruchomienia środków bezpieczeństwa finansowego to 15 000 euro:
„Obowiązek weryfikacji tożsamości klienta […] powstaje z chwilą, gdy wartość transakcji jest równa lub większa niż 15 tysięcy euro” – Tomasz Gzela.
Jednak przy wyższym ryzyku (np. podejrzane zachowanie klienta) procedury można i należy wdrożyć wcześniej:
„Przepisy ustawy AML pozwalają stosować środki bezpieczeństwa finansowego także wtedy, gdy pojawia się ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, pomimo że kwota transakcji jest niższa niż 15 tysięcy euro” – Tomasz Gzela.
Warto również pamiętać o powiązaniu z przepisami dewizowymi – przy przywozie/wywozie gotówki spoza strefy Schengen powyżej 10 000 euro uruchamia się procedury AML:
„Dla niektórych [przedsiębiorców] implikuje to obowiązek uruchomienia procedury od 10 tys. euro […] korelacja z prawem dewizowym” – Tomasz Gzela.
Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego (BR)
Przy obsłudze firm obowiązkowe jest sprawdzenie danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR):
„Pracownik kantoru musi rozszerzyć identyfikację […] sięgnąć do tego Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych i podłączyć wyciąg pod dokumentację związaną z transakcją” – Tomasz Gzela.
Należy także badać rozbieżności między formalnie wskazanym beneficjentem rzeczywistym a osobą faktycznie sprawującą kontrolę:
„Instytucja obowiązana musi analizować […] zgodność między beneficjentem rzeczywistym, a tym, który faktycznie nim jest” – Tomasz Gzela.
Możliwość kopiowania dokumentów tożsamości
W ramach AML można kopiować, skanować lub fotografować dokumenty tożsamości klientów:
„Przepisy AML zezwalają na kopiowanie dokumentów tożsamości – to prawo wynika z artykułu 34 ust. 4 ustawy AML” – Tomasz Gzela.
Ocena ryzyka – nie tylko formalna, ale także behawioralna
Ważne jest rozpoznawanie sygnałów ostrzegawczych (wiek klienta, sposób zachowania, źródło środków):
„Mogą być ryzyka związane z nieadekwatnością wieku do wydatku, tatuaże o źródle kryminalnym, czy sposób zachowania niestandardowy” – Tomasz Gzela.
Zaleca się w takich przypadkach dokumentować wyniki analizy ryzyka i podjąć decyzję o odmowie transakcji, jeśli ryzyko jest zbyt wysokie:
„Aktywność jest oczekiwana, żeby nie powiedzieć nakazana” – Tomasz Gzela.
Prawo do odmowy transakcji (art. 41 AML)
W przypadku wysokiego ryzyka lub braku możliwości zweryfikowania tożsamości klienta, kantor ma prawo odmówić przeprowadzenia transakcji:
„Wtedy znowu wracamy do artykułu 41, który również może być stosowany przez kantory wymiany walut” – Tomasz Gzela.
Wewnętrzne procedury i szkolenia
Kantor musi posiadać:
- Wewnętrzną procedurę AML (art. 50 AML).
- Procedurę sygnalisty (art. 53 AML) umożliwiającą anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości.
- Instrukcję zarządzania ryzykiem i mapę ryzyk (art. 27 AML).
- Osobę odpowiedzialną za AML (koordynator lub właściciel).
Szkolenia dla pracowników są obowiązkowe:
„Szkolenia wynikają z artykułu 52 ustawy AML” – Tomasz Gzela.
Rejestrowanie i raportowanie transakcji dewizowych
Transakcje przekraczające 15 000 euro podlegają rejestracji w terminie 7 dni:
„Najwięcej uchybień dotyczy nierejestrowania i nieraportowania transakcji […] jeżeli wartość transakcji przekracza 15 tys. euro” – Tomasz Gzela.