Biura rachunkowe zaliczają się do instytucji obowiązanych według Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Oznacza to, że muszą wdrożyć odpowiednie procedury, które zabezpieczą je przed ryzykiem udziału – nawet nieświadomego – w przestępczym procederze prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Co ważne, aktywność kontrolna w tym zakresie wzrosła po pandemii, a kontrole GIIF (Generalny Inspektor Informacji Finansowej) są coraz bardziej szczegółowe. Często zdarza się też, że banki czy kontrahenci zagraniczni żądają okazania wdrożonych procedur AML lub wyników audytów zgodności.
Kiedy biuro rachunkowe podlega ustawie AML?
Biuro rachunkowe podlega ustawie AML z dwóch powodów:
- Ze względu na przedmiot działalności – jeśli świadczy usługi księgowe, doradcze, podatkowe lub prawne.
- Ze względu na obrót gotówkowy – jeśli dokonano choćby jednej wpłaty lub wypłaty gotówkowej powyżej 10 000 euro (od 11 lipca 2018 r.). Dotyczy to także wpłat gotówkowych do banku na konto przedsiębiorcy.
Dlatego każde biuro rachunkowe powinno zweryfikować, czy podlega pod tę ustawę – lepiej działać zapobiegawczo niż narażać się na kary.
Procedury AML – co musi mieć biuro rachunkowe?
Wdrożenie procedur AML w biurze rachunkowym obejmuje kilka kluczowych elementów:
Wewnętrzna procedura AML
Biuro musi posiadać wewnętrzną procedurę AML dostosowaną do swojej działalności. Dokument ten reguluje m.in.:
- ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
- sposób identyfikacji i weryfikacji klientów,
- zasady zgłaszania podejrzanych transakcji do GIIF.
Podstawa prawna: art. 50 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
- Procedura sygnalisty (whistleblowera)
Biuro musi wdrożyć procedurę umożliwiającą anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości w zakresie AML.
Podstawa prawna: art. 53 ustawy AML.
- Mapa ryzyk (zarządzanie ryzykiem AML)
Biuro rachunkowe powinno posiadać mapę ryzyk, która wskazuje potencjalne sytuacje związane z praniem pieniędzy i wyznacza działania w razie ich wystąpienia.
- Szkolenie AML dla pracowników
Każde biuro rachunkowe musi regularnie przeprowadzać szkolenie AML dla właścicieli i pracowników. Kontrolerzy GIIF często sprawdzają, czy wszyscy pracownicy posiadają aktualne certyfikaty szkoleń.
Podstawa prawna: art. 52 ustawy AML.
Szkolenie AML – dlaczego jest kluczowe?
Szkolenie AML nie tylko pozwala spełnić obowiązki ustawowe, ale także chroni biuro przed ryzykiem nieświadomego uczestnictwa w przestępstwach finansowych. Dobrze przeprowadzone szkolenie uczy:
- jak prawidłowo identyfikować klientów (KYC),
- jakie ryzyka są związane z konkretnymi branżami,
- jak reagować na podejrzane transakcje.
Regularne szkolenie AML to inwestycja w bezpieczeństwo i profesjonalizm biura rachunkowego.
Kary za brak procedur AML – co grozi biuru rachunkowemu?
Zaniedbanie obowiązków wynikających z Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu może prowadzić do:
- kar finansowych (nawet do 1 miliona euro),
- zakazu prowadzenia działalności,
- zakazu pełnienia funkcji członka zarządu lub księgowego,
- publikacji informacji o nałożonych karach w Biuletynie Informacji Publicznej.
Co ważne, w prawie administracyjnym nie ma uznaniowości – jeśli naruszenie przepisów jest stwierdzone, kara musi być nałożona.
Podsumowanie – procedury AML w biurze rachunkowym krok po kroku
- Zweryfikuj, czy podlegasz pod ustawę AML (ze względu na działalność lub obrót gotówkowy).
- Opracuj wewnętrzne procedury AML (procedura główna, sygnalisty, mapa ryzyk).
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za AML w biurze.
- Zorganizuj szkolenie AML dla właścicieli i pracowników.
- Monitoruj transakcje i klientów – na bieżąco analizuj ryzyka.
Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu procedur AML lub chcesz zorganizować profesjonalne szkolenie AML dla swojego biura rachunkowego – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci działać zgodnie z przepisami i zabezpieczyć Twoje biuro przed ryzykiem.