Wraz z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku, wiele firm i instytucji publicznych stoi przed koniecznością wdrożenia odpowiednich procedur zgłoszeń wewnętrznych. Nowe przepisy są odpowiedzią na unijną dyrektywę z 23 października 2019 roku, której celem jest zapewnienie skutecznej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.
Kto musi wdrożyć procedury ochrony sygnalistów?
Ustawa nie ogranicza się jedynie do dużych przedsiębiorstw zatrudniających minimum 50 pracowników. Kluczowe jest ustalenie, czy dana organizacja spełnia inne kryteria, które również nakładają obowiązek wdrożenia procedur. Oto podstawowe zasady:
- Próg zatrudnienia – 50 osób wykonujących pracę zarobkową
Pod ten próg liczeni są nie tylko pracownicy etatowi, ale także osoby współpracujące na umowach cywilnoprawnych (zlecenia, dzieło) oraz w modelu B2B. Liczbę pracowników ustala się na określony dzień (np. 1 stycznia danego roku). - Podmioty objęte ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML)
Nawet jednoosobowe działalności gospodarcze, jeśli podlegają pod ustawę AML (np. biura rachunkowe, doradcy podatkowi), muszą wdrożyć procedury ochrony sygnalistów, niezależnie od liczby zatrudnionych osób. - Sektor publiczny i zamówienia publiczne
Obowiązek dotyczy również podmiotów sektora publicznego, zwłaszcza tych realizujących zamówienia publiczne – niezależnie od liczby pracowników czy mieszkańców gminy. Motyw 52 unijnej dyrektywy wskazuje jednoznacznie: każda jednostka zamawiająca musi posiadać procedurę zgłoszeń wewnętrznych. - Jednostki sektora publicznego z kontrolą zarządczą
W sektorze publicznym wdrożenie procedur sygnalistów może być także częścią kontroli zarządczej, wynikającej z ustawy o finansach publicznych. W praktyce oznacza to, że niemal każda jednostka administracji rządowej czy samorządowej powinna rozważyć wdrożenie tych regulacji.
Jakie są obowiązki ustawowe?
- Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych
Procedura musi określać zasady przyjmowania, weryfikacji i podejmowania działań następczych wobec zgłoszeń nieprawidłowości. Obejmuje to wskazanie osoby lub jednostki odpowiedzialnej za odbiór zgłoszeń (może to być podmiot zewnętrzny). - Gwarancja ochrony sygnalistów
Sygnalista (osoba zgłaszająca naruszenia) musi mieć zapewnioną anonimowość oraz ochronę przed działaniami odwetowymi (np. zwolnieniem, mobbingiem). Co istotne, nawet jeśli zgłoszenie okaże się niezasadne, ale sygnalista działał w dobrej wierze, pozostaje objęty ochroną. - Kanały zgłoszeń
Sygnaliści powinni mieć możliwość wyboru spośród trzech kanałów zgłoszeń:- Kanał wewnętrzny – w ramach organizacji,
- Kanał zewnętrzny – np. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub odpowiednich organów,
- Ujawnienie publiczne – np. w mediach, jeśli wcześniejsze kanały zawiodły.
- Konsultacje z pracownikami
Przed wdrożeniem procedury konieczne jest przeprowadzenie konsultacji z pracownikami lub związkami zawodowymi. - Sankcje za niewdrożenie
Za brak wdrożenia odpowiednich procedur lub nieprzestrzeganie przepisów ustawy grożą kary: grzywna, ograniczenie wolności, a nawet pozbawienie wolności do 3 lat.
Podsumowanie
Choć temat ochrony sygnalistów budzi kontrowersje, wdrożenie odpowiednich procedur może przynieść korzyści organizacji – pozwala wykryć i naprawić nieprawidłowości na wczesnym etapie, bez angażowania organów zewnętrznych. Warto spojrzeć na to narzędzie jako element wzmacniający kulturę compliance i zarządzanie ryzykiem w firmie lub instytucji.
Masz pytania dotyczące wdrożenia procedury ochrony sygnalistów lub potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z nami!