Każde biuro rachunkowe jest zobowiązane do stosowania przepisów Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML), jeśli spełnia określone warunki. Niezależnie od tego, czy prowadzisz księgi rachunkowe, KPiR czy obsługujesz ryczałtowców – musisz wdrożyć odpowiednie procedury AML i przestrzegać obowiązków ustawowych.
Jak to zrobić? Oto praktyczny przewodnik krok po kroku dla biur rachunkowych.
Krok 1: Zweryfikuj, czy Twoje biuro rachunkowe podlega pod ustawę AML
Kiedy biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną?
- Zawsze, jeśli świadczysz usługi:
- prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- doradztwa podatkowego,
- obsługi kadrowo-płacowej,
- księgowe dla działalności gospodarczej klientów.
- Dodatkowo – jeśli Twoi klienci dokonali choćby jednej wpłaty lub wypłaty gotówkowej powyżej 10 000 euro od 11 lipca 2018 r.
To może dotyczyć też wpłat gotówkowych w banku (na konto klienta).
Podstawa prawna: art. 2 ustawy AML.
Krok 2: Przygotuj procedury AML dla biura rachunkowego
Jakie procedury AML musi mieć biuro rachunkowe?
- Wewnętrzna procedura AML – opisuje:
- ocenę ryzyka klientów,
- identyfikację i weryfikację tożsamości klientów (KYC),
- monitorowanie relacji z klientem,
- zasady zgłaszania podejrzanych transakcji do GIIF.
Podstawa prawna: art. 50 ustawy AML.
- Mapa ryzyk AML – dokument identyfikujący potencjalne ryzyka związane z działalnością klientów biura. Wskazuje, jak postępować w przypadku ich wykrycia.
Pamiętaj też, że każdy podmiot który podlega pod ustawe o AML także musi wdrożyć procedury whistleblowingu (sygnalisty) – umożliwia anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości przez pracowników.
Krok 3: Wyznacz osobę odpowiedzialną za AML w biurze rachunkowym
Każde biuro musi mieć osobę odpowiedzialną za realizację obowiązków AML – może to być właściciel biura rachunkowego lub wyznaczony pracownik. Osoba ta nadzoruje wdrażanie i stosowanie procedur.
Krok 4: Zorganizuj szkolenie AML dla pracowników
Wszystkie osoby mające kontakt z klientami muszą przejść szkolenie AML. Szkolenie powinno:
- obejmować zasady identyfikacji klientów,
- uczyć rozpoznawania ryzyk AML,
- omawiać procedury postępowania przy podejrzanych transakcjach.
Kontrolerzy GIIF sprawdzają, czy każdy pracownik ma aktualny certyfikat szkolenia AML.
Podstawa prawna: art. 52 ustawy AML.
Krok 5: Stosuj środki bezpieczeństwa finansowego (identyfikacja klienta)
Każde biuro rachunkowe musi identyfikować klientów i oceniać ryzyko z nimi związane. To tzw. środki bezpieczeństwa finansowego.
Co to oznacza?
- Identyfikacja klienta – sprawdzenie tożsamości osoby fizycznej lub podmiotu gospodarczego:
- kopia/skan dowodu osobistego,
- odpis z KRS lub CEIDG,
- weryfikacja beneficjenta rzeczywistego w CRBR.
- Ocena ryzyka AML – sprawdzenie, czy dany klient lub jego działalność nie wiąże się z podwyższonym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Podstawa prawna: art. 34 ustawy AML.
Krok 6: Monitoruj klientów i zgłaszaj podejrzane transakcje
Twoje biuro musi monitorować klientów w czasie trwania współpracy. Jeśli wykryjesz coś niepokojącego, np.:
- brak zgodności danych w CRBR,
- transakcje gotówkowe powyżej 15 000 euro,
- niejasne źródło środków klienta,
to możesz być zobowiązany do zgłoszenia tego do GIIF.
Niektóre sytuacje, takie jak brak możliwości identyfikacji klienta, skutkują odmową zawarcia umowy lub rozwiązaniem współpracy.
Krok 7: Prowadź dokumentację AML przez 5 lat
Wszystkie czynności związane z:
- identyfikacją klienta,
- oceną ryzyka AML,
- stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego,
muszą być udokumentowane i przechowywane przez minimum 5 lat.