Księgowi i biura rachunkowe muszą spełnić kolejnym obowiązki ustawowe. Mowa tutaj o ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Prace nad ustawą trwają już od października 2021 roku i unijna dyrektywa w końcu doczekała się implementacji.
Każda firma księgowa, niezależnie od liczby zatrudnionych, będzie musiała wdrożyć wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej: procedura ochrony sygnalistów). Ustawa wskazuje księgowych jako podmioty obowiązane na gruncie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (czyli znane jako AML). Podobnie jest w przypadku doradców podatkowych oraz w firmach audytorskich.
Mimo, że obowiązek wdrożenia procedury, mają obejmować podmioty prawne, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. To jednak ustawa narzuca obowiązek podporządkowania się pod ustawę na podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 dotyczącej ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej. Wystarczy więc, że firma księgowa jest instytucją obowiązaną z ustawy o AML, to jednoczenie staje się podmiotem obowiązanym w świetle ustawy o ochronie sygnalistów.
Chcesz dowiedzieć się więcej jak wdrożyć procedury w biurze rachunkowym zapraszamy na bezpłatny webinar – https://platforma.edumeo.pl/sygnalista/
Dyskusyjne pozostaje, czy księgowy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, niezatrudniający żadnych osób, również będzie musiał mieć procedurę ochrony sygnalistów. W naszej ocenie wymaganie od samozatrudnionego posiadania procedury ochrony sygnalistów jest także uzasadnione. Przecież taki podmiot może w przyszłości prowadzić rekrutacje a potencjalny kandydat do pracy zgodnie z ustawą może zostać objęty ochroną. Więc biura księgowe oprócz wdrożenia procedur AML w muszą także wdrożyć procedury ochrony sygnalistów. Wdrożenie tej ochrony będzie możliwe poprzez przyjęcie nowej procedury (odrębny dokument) albo odpowiedniej modyfikacji posiadanej już procedury przeciwdziałania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Samo formalne przyjęcie procedury zgodnej z ustawą nie powinno stanowić większego problemu. Dużo większym wyzwaniem będzie wypełnienie obowiązków zawartych ustawie.
Chcesz dowiedzieć się więcej jak wdrożyć procedury w biurze rachunkowym zapraszamy na bezpłatny webinar – https://platforma.edumeo.pl/sygnalista/
Jaki rodzaj naruszeń podlega zgłoszeniu?
Ustawa przewiduje, że naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące następujących obszarów:
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Kto to jest sygnalista?
Sygnalistą jest osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa a obszar ujawnienia związany jest z wykonywaną przez tą osobę pracą.
Co podlega zgłoszeniu?
Firma księgowa będzie uprawniona do zgłaszania nadużyć dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Procedury wewnętrzne powinny by tak przygotowane aby uwzględniały możliwość zgłaszania naruszeń pojawiających się w każdej organizacji (np. naruszenia związane z niewłaściwą ochrony danych osobowych), ale także szczególne rozwiązania związane z wiodącą branżą jaką podmiot wykonuje. I tak np. firma księgowa w procedurach powinna zawrzeć regulacje Kodeksu zawodowej etyki w rachunkowości.
Elementy procedury o ochronie sygnalistów:
- informowania o możliwości dokonywania zgłoszeń;
- przyjmowania zgłoszeń;
- wyjaśniania zgłoszeń;
- bezpieczeństwa danych osobowych;
- przechowywania zgłoszeń.
Wejście w życie obowiązków biur rachunkowych związanych z ustawą nastąpi z dniem 25 września 2024 r. Tego dnia w podmiocie powinna zacząć obowiązywać procedura.
W praktyce wdrożenie procedur trzeba zapoczątkować dużo wcześniej. Najpierw należy przeprowadzić konsultacje wewnętrzne. Sama procedura wchodzi w życie po upływie siedmiu dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
wdrożenie, czyli procedura, szkolenie i co dalej…
Ustalenie procedury ochrony sygnalistów spełniającej ustawowe wymogi w terminie jest zadaniem wykonalnym. Samo przeszkolenie pracowników także nie powinno stanowić dużego wyzwania. Także ustalenie kanałów zgłoszeń nie powinno stanowić dużego problemu – rozwiązań i narzędzi mamy tutaj wiele. Trudniej będzie przeprocesować pierwsze zgłoszenie wewnętrzne i biuro rachunkowe będzie zobowiązane przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, którego sposób przeprowadzenia nie został szczegółowo opisany w ustawie.
Chcesz dowiedzieć się więcej jak wdrożyć procedury w biurze rachunkowym zapraszamy na bezpłatny webinar – https://platforma.edumeo.pl/sygnalista/
Podstawa prawna
ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928)
ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2023 r. poz. 1124; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 850)
dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 dotycząca ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 305, s. 17)