Zgodnie z Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, obowiązki wynikające z tzw. ustawy AML dotyczą nie tylko instytucji finansowych, biur rachunkowych czy doradców podatkowych. W kręgu tzw. instytucji obowiązanych znajdują się także przedsiębiorcy wynajmujący nieruchomości innym firmom – i to niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z biurem wirtualnym, czy fizycznym lokalem.
Kiedy wynajmujący staje się instytucją obowiązaną?
Jak wyjaśnia Tomasz Gzela w swoim webinarze, każdy przedsiębiorca, który wynajmuje lokal na potrzeby siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego innej firmy (osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej), podlega ustawie AML. Wynika to z art. 2 ust. 1 pkt 16 lit. c ustawy.
🔎 To oznacza, że nawet zwykły wynajem biura przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą – jeśli najemcą jest spółka – może powodować konieczność stosowania procedur AML.
Obowiązki wynajmującego wynikające z AML
Jeśli wynajmujący podlega pod ustawę, musi:
- przeprowadzić identyfikację klienta (czyli najemcy),
- ocenić ryzyko prania pieniędzy,
- monitorować relację z klientem w czasie trwania umowy,
- wdrożyć wewnętrzną procedurę AML oraz procedurę zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing),
- zgłaszać transakcje gotówkowe powyżej 15 000 euro do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
Co ważne, obowiązek weryfikacji klienta dotyczy już na etapie przed podpisaniem umowy najmu – chyba że mamy do czynienia z klientem okazjonalnym (co jest rzadkie w przypadku najmu lokalu).
Nie tylko biura wirtualne!
Wbrew częstym mitom, przepisy nie dotyczą wyłącznie najmu wirtualnego (adresów rejestrowych). Również wynajem fizycznych nieruchomości, np. biur, magazynów czy lokali użytkowych, podlega tym regulacjom, jeśli najemcą jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą.
Podsumowanie
Jeśli wynajmujesz nieruchomości innym firmom – sprawdź, czy spełniasz przesłanki do uznania Cię za instytucję obowiązaną. Jeśli tak, powinieneś niezwłocznie:
- wdrożyć procedury AML,
- przeszkolić siebie i ewentualnych pracowników,
- rozpocząć dokumentowanie weryfikacji swoich klientów.
Brak wdrożenia może skutkować poważnymi karami administracyjnymi, w tym finansowymi i zakazem prowadzenia działalności.