Od momentu wdrożenia Dyrektywy UE o ochronie sygnalistów oraz prac nad polską ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, przedsiębiorcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników, muszą zapewnić odpowiednie kanały zgłoszeń dla sygnalistów.
Ich celem jest umożliwienie bezpiecznego, poufnego i – w miarę możliwości – anonimowego zgłaszania nieprawidłowości w organizacji.
Jakie kanały zgłoszeń dla sygnalistów są akceptowalne i które najlepiej sprawdzą się w Twojej firmie? Przedstawiamy przegląd możliwości na podstawie poradnika Dziennika Gazety Prawnej.
Wymogi prawne dotyczące kanałów zgłoszeń
Zgodnie z projektowaną ustawą, kanał zgłoszeń musi zapewniać:
- poufność tożsamości sygnalisty i osób wymienionych w zgłoszeniu,
- bezpieczeństwo przesyłanych informacji,
- możliwość potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i udzielenia informacji zwrotnej.
Co ważne, kanał może być obsługiwany przez:
- osobę wyznaczoną w organizacji,
- podmiot zewnętrzny (outsourcing kanału).
Przegląd możliwych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów
Skrzynka pocztowa (fizyczna)
Najprostsza forma – zamknięta skrzynka zamontowana w firmie, do której sygnalista może wrzucić zgłoszenie.
Zalety:
- tanie i łatwe wdrożenie,
- zapewnia możliwość anonimowości.
Wady:
- konieczność fizycznego dostępu do siedziby,
- brak szybkiej komunikacji zwrotnej,
- ryzyko dostępu osób niepowołanych, jeśli nie ma procedury odbioru.
Sprawdza się głównie w małych firmach o jednej lokalizacji.
Dedykowany adres e-mail
Stworzenie specjalnego adresu (np. sygnalista@firma.pl), na który pracownicy mogą przesyłać zgłoszenia.
Zalety:
- niskie koszty wdrożenia,
- łatwy dostęp dla pracowników z różnych lokalizacji.
Wady:
- wymaga szyfrowania korespondencji, by zapewnić poufność,
- trudniej o pełną anonimowość (adres IP, metadane),
- konieczność systematycznego sprawdzania skrzynki.
Dobry wybór dla mniejszych firm, które nie chcą inwestować w zaawansowane systemy.
Telefoniczna infolinia zgłoszeniowa
Specjalna linia telefoniczna, na którą sygnaliści mogą zadzwonić i zgłosić naruszenie.
Zalety:
- łatwość kontaktu dla osób, które preferują rozmowę,
- możliwość nagrywania rozmów (za zgodą) lub sporządzania notatek.
Wady:
- trudność zapewnienia anonimowości,
- konieczność dyżurów osoby przyjmującej zgłoszenia,
- dodatkowe koszty infrastruktury.
Sprawdza się w firmach, gdzie pracownicy mają ograniczony dostęp do internetu.
Dedykowana platforma online (system whistleblowingowy)
Zaawansowane rozwiązanie w formie portalu online, gdzie sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości – często z opcją dwustronnej, anonimowej komunikacji.
Zalety:
- zapewnia pełną poufność, a często też anonimowość,
- pozwala sygnaliście śledzić status zgłoszenia,
- umożliwia zbieranie dokumentów, dowodów, nagrań.
Wady:
- wyższe koszty wdrożenia i utrzymania,
- wymaga szkolenia dla użytkowników.
Najlepsze rozwiązanie dla firm zatrudniających powyżej 250 pracowników lub działających w branżach regulowanych (AML, finanse, IT).
Podmiot zewnętrzny (outsourcing kanału zgłoszeń)
Firma zewnętrzna zapewnia obsługę kanału zgłoszeń – może to być platforma online, telefon, e-mail lub hybryda.
Zalety:
- niezależność obsługi od wewnętrznych struktur,
- często wyższy poziom bezstronności i poufności,
- brak konieczności angażowania własnych zasobów.
Wady:
- koszty usługi,
- konieczność podpisania umowy powierzenia danych.
Polecane dla firm, które chcą zminimalizować ryzyko konfliktu interesów w procesie przyjmowania zgłoszeń.
Jak wybrać najlepszy kanał zgłoszeń dla swojej firmy?
Wybór kanału zgłoszeń zależy od:
- wielkości organizacji (liczba pracowników),
- branży (czy podlegasz pod szczególne regulacje, np. AML, ochrona środowiska),
- budżetu na wdrożenie,
- potrzeby zapewnienia anonimowości lub poufności.
Dla małych firm (50-100 pracowników) często wystarcza e-mail lub skrzynka fizyczna, ale dla dużych korporacji lub branż wysokiego ryzyka (finanse, AML) warto rozważyć platformę online lub outsourcing.
Podsumowanie
| Rodzaj kanału | Anonimowość | Koszty | Dla kogo? |
| Skrzynka fizyczna | Tak | Niskie | Małe firmy o jednej lokalizacji |
| Dedykowany e-mail | Ograniczona | Niskie | Małe i średnie firmy |
| Telefoniczna infolinia | Ograniczona | Średnie | Firmy z pracownikami offline |
| Platforma online (system) | Tak | Wyższe | Duże firmy, branże regulowane |
| Outsourcing kanału | Tak | Zmienna (abonament) | Firmy chcące zachować niezależność |
Masz pytania dotyczące wdrożenia kanałów zgłoszeń dla sygnalistów? Szukasz najlepszego rozwiązania dla swojej organizacji? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci dobrać optymalny system whistleblowingowy zgodny z wymogami prawa!