W każdej instytucji finansowej, niezależnie od jej wielkości, wdrożenie skutecznych procedur AML (przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) to nie tylko wymóg prawny, ale także podstawa odpowiedzialnego zarządzania ryzykiem.
Dynamicznie zmieniające się przepisy oraz rosnąca liczba kontroli ze strony GIIF (Generalnego Inspektora Informacji Finansowej) sprawiają, że nie wystarczy posiadać dokumentacji – procedury AML muszą być żywym narzędziem codziennego działania.
Jak zatem krok po kroku wdrożyć skuteczne procedury AML w instytucji finansowej? Oto praktyczny przewodnik oparty na doświadczeniu eksperta Tomasza Gzeli.
Analiza ryzyka AML – fundament każdej procedury
Proces wdrażania procedur AML powinien zacząć się od analizy ryzyka, która odpowie na pytanie: jakie ryzyka związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu występują w Twojej firmie?
Tomasz Gzela podkreśla:
„Instrukcja zarządzania ryzykiem i mapa ryzyk to nie są dokumenty do szuflady – to podstawa każdej skutecznej procedury AML, zgodnie z art. 27 ustawy AML”.
W praktyce analiza powinna obejmować:
- Profil klientów (czy obsługujesz podmioty z krajów podwyższonego ryzyka?),
- Rodzaj produktów finansowych (np. gotówkowe transakcje walutowe, leasing, faktoring),
- Kanały dystrybucji (online, stacjonarnie),
- Geograficzny zasięg działalności.
Na tej podstawie tworzysz mapę ryzyk AML, która pozwala dostosować środki bezpieczeństwa finansowego do realnych zagrożeń.
Stworzenie i wdrożenie wewnętrznej procedury AML
Kolejnym krokiem jest opracowanie wewnętrznej procedury AML, która będzie określać:
- Jak przebiega identyfikacja klienta (KYC),
- Jakie działania podejmować przy transakcjach ponadprogowych i podejrzanych,
- Jak przeprowadzać monitoring relacji biznesowych,
- Jakie są zasady szkolenia pracowników,
- Jak działa procedura sygnalisty (zgłaszania nieprawidłowości).
Zgodnie z art. 50 ustawy AML, każda instytucja obowiązana musi posiadać zatwierdzoną procedurę, która nie tylko odzwierciedla przepisy, ale jest dostosowana do specyfiki firmy.
Tomasz Gzela zauważa:
„Procedura AML to dokument, który musi być dopasowany do działalności firmy – nie wystarczy skopiować wzoru. Każda firma ma inne ryzyka i inny sposób działania”.
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za AML
Każda instytucja finansowa musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną za nadzór nad wdrażaniem procedur AML. Może to być właściciel firmy lub specjalnie powołany koordynator. W strukturach zorganizowanych (np. w spółkach) powinna to być osoba z kierownictwa wyższego szczebla, zgodnie z art. 6 ustawy AML.
Tomasz Gzela zwraca uwagę:
„Odpowiedzialność za AML nie może spoczywać na przypadkowej osobie – to musi być ktoś, kto rozumie procesy finansowe i ryzyka z nimi związane”.
Szkolenia AML dla pracowników
Wdrożenie skutecznych procedur AML nie kończy się na ich napisaniu – kluczowe jest przeszkolenie zespołu. Każdy pracownik mający styczność z klientem lub transakcjami musi wiedzieć:
- Jak rozpoznać transakcję ponadprogową lub podejrzaną,
- Jak przeprowadzać identyfikację klienta i beneficjenta rzeczywistego,
- Jak zgłaszać nieprawidłowości.
Szkolenia powinny odbywać się:
- Przed rozpoczęciem pracy nowego pracownika,
- Okresowo – najlepiej raz na rok lub raz na dwa lata,
- Po każdej aktualizacji procedur AML.
Tomasz Gzela podkreśla:
„Szkolenie AML to nie tylko formalność – to sposób, aby pracownicy wiedzieli, jak reagować w realnych sytuacjach”.
System raportowania i monitorowania transakcji
Procedury AML muszą zawierać jasne zasady:
- Rejestrowania transakcji ponadprogowych (powyżej 15 000 euro),
- Raportowania transakcji podejrzanych do GIIF (bez względu na kwotę).
Dobrą praktyką jest prowadzenie wewnętrznego rejestru transakcji, który ułatwia analizę ryzyka i przygotowanie do ewentualnej kontroli GIIF.
Regularny audyt i aktualizacja procedur
Prawo AML zmienia się dynamicznie, podobnie jak metody prania pieniędzy. Dlatego procedury AML muszą być regularnie aktualizowane – najlepiej co roku lub po każdej większej nowelizacji ustawy.
Dobrą praktyką jest także przeprowadzanie wewnętrznego audytu AML, który sprawdzi, czy procedury są stosowane w praktyce, czy może pozostają jedynie „na papierze”.
Podsumowanie
Skuteczne wdrożenie procedur AML to proces ciągły, który wymaga:
- Analizy ryzyka i stworzenia mapy ryzyk,
- Opracowania procedury AML dostosowanej do firmy,
- Wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za AML,
- Regularnych szkoleń pracowników,
- Prowadzenia rejestru transakcji i raportowania do GIIF,
- Audytu i aktualizacji procedur.
Jak mówi Tomasz Gzela:
„AML to nie tylko dokumenty – to codzienna praktyka działania firmy, która chroni ją przed poważnymi sankcjami finansowymi i reputacyjnymi”.
Chcesz wdrożyć skuteczne procedury AML w swojej firmie? Skorzystaj z profesjonalnego szkolenia AML, które pomoże Ci zrozumieć przepisy i wdrożyć je w praktyce!