Od 25 września 2024 roku obowiązuje w Polsce ustawa o ochronie sygnalistów, która nakłada na wiele firm i instytucji obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. To kluczowy element systemu compliance, mający na celu umożliwienie bezpiecznego zgłaszania naruszeń prawa przez pracowników i osoby współpracujące. Jak stworzyć skuteczną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która spełni wymagania ustawowe, a jednocześnie będzie praktyczna dla Twojej organizacji?
Dlaczego warto wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Choć wiele osób obawia się, że wdrożenie procedury ochrony sygnalistów otworzy furtkę do fali donosów, doświadczenia z podobnych systemów (np. w administracji skarbowej) pokazują, że zgłoszenia mają charakter raczej incydentalny. Jednak kiedy się pojawiają, pozwalają zidentyfikować i rozwiązać potencjalne nieprawidłowości bez angażowania organów zewnętrznych. Dzięki temu firma lub instytucja może działać bardziej transparentnie i skutecznie zarządzać ryzykiem.
Elementy skutecznej procedury zgłoszeń wewnętrznych
Określenie kanałów zgłoszeń
Podstawą procedury jest wyznaczenie kanałów, którymi sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości. Mogą to być:
- Spotkania osobiste (zgodnie z dyrektywą UE zalecane jako preferowana forma kontaktu),
- Skrzynki pocztowe (tradycyjne lub elektroniczne),
- Specjalne adresy e-mail,
- Linie telefoniczne z automatyczną sekretarką,
- Zewnętrzny podmiot (np. biuro rachunkowe) wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń.
Wybór kanałów powinien być dostosowany do specyfiki organizacji – ważne, by zapewniały one anonimowość i komfort sygnalisty.
Wyznaczenie osoby lub podmiotu odpowiedzialnego za odbiór zgłoszeń
Nie wyznaczamy sygnalisty – sygnalistą staje się osoba, która decyduje się zgłosić nieprawidłowość. Wyznaczyć musimy jednak osobę lub zewnętrzny podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych.
Opis procesu postępowania ze zgłoszeniem
Procedura powinna zawierać jasny opis kroków, jakie będą podejmowane po otrzymaniu zgłoszenia:
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie do 7 dni,
- Analiza zgłoszenia i podjęcie działań następczych (np. wewnętrzne dochodzenie),
- Informowanie sygnalisty o podjętych działaniach w terminie do 3 miesięcy.
Zapewnienie ochrony sygnalistów
Najważniejszym aspektem procedury jest gwarancja ochrony sygnalisty:
- Anonimowość (o ile to możliwe),
- Ochrona przed działaniami odwetowymi (np. zwolnieniem, mobbingiem),
- Ciężar dowodu w przypadku sporu spoczywa na pracodawcy (to pracodawca musi udowodnić, że działania wobec sygnalisty nie były odwetowe).
Nawet jeśli zgłoszenie okaże się niezasadne, sygnalista działający w dobrej wierze pozostaje chroniony.
Zakres zgłaszanych naruszeń
W procedurze warto wskazać, jakie rodzaje nieprawidłowości mogą być zgłaszane. Nie powinno ograniczać się to tylko do naruszeń prawa, ale również do innych poważnych nieprawidłowości, np. związanych z:
- Korupcją,
- Ochroną środowiska,
- Bezpieczeństwem transportu,
- Rynkami finansowymi,
- AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy).
Konsultacje z pracownikami
Wdrożenie procedury musi zostać poprzedzone konsultacjami z pracownikami lub związkami zawodowymi. Czas na konsultacje to minimum 5 dni przed wprowadzeniem procedury.
Rejestr zgłoszeń
Organizacja ma obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń, z zachowaniem poufności i zasad ochrony danych osobowych (RODO).
Co grozi za brak wdrożenia procedury?
Za niewdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub nieprzestrzeganie przepisów ustawy grożą surowe sankcje:
- Grzywna,
- Ograniczenie wolności,
- Pozbawienie wolności do lat 3.
Podsumowanie
Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych nie musi być skomplikowane ani uciążliwe. Kluczem jest stworzenie jasnych zasad, zapewnienie ochrony sygnalistom i dostosowanie kanałów zgłoszeń do specyfiki Twojej organizacji. To nie tylko obowiązek, ale również szansa na skuteczne zarządzanie ryzykiem i poprawę funkcjonowania firmy.
Jeśli potrzebujesz gotowych wzorów procedur lub chcesz dowiedzieć się więcej o ich wdrożeniu – zapraszamy do kontaktu!