Zgodnie z Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, jednym z kluczowych obowiązków każdej instytucji obowiązanej, w tym biura rachunkowego, jest identyfikacja beneficjenta rzeczywistego klienta. W praktyce oznacza to konieczność sprawdzenia, kto faktycznie kontroluje daną firmę, nawet jeśli formalnie jest to osoba spoza zarządu.
Od 2019 roku w Polsce funkcjonuje Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), który ułatwia weryfikację tych danych. Jednak – jak podkreśla Tomasz Gzela w swoim webinarze – sama obecność danych w CRBR nie wystarcza. Biuro rachunkowe musi podjąć dodatkowe kroki, by ocenić ich rzetelność i zgodność z rzeczywistością.
Krok 1: Sprawdź dane klienta w CRBR
Wejdź na stronę https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/ i wyszukaj klienta:
- według numeru NIP,
- według nazwy spółki.
Otrzymasz informacje o:
- beneficjentach rzeczywistych (osoby fizyczne),
- udziale procentowym w kapitale lub prawach głosu,
- dacie zgłoszenia i ewentualnych aktualizacjach.
Krok 2: Zweryfikuj dane z dokumentami klienta
Nie poprzestawaj na samym wpisie w CRBR! Porównaj dane beneficjenta rzeczywistego z:
- wypisem z KRS lub CEIDG,
- umowami spółki,
- dokumentami tożsamości osób wskazanych jako beneficjenci.
Przykład z webinaru:
Jeśli klient nie zgłosił beneficjenta rzeczywistego do CRBR lub dane nie zgadzają się z dokumentacją, musisz zareagować – to Twoje obowiązki wynikające z ustawy AML.
Krok 3: Oceń, czy dane z CRBR są zgodne z rzeczywistością
Ustawa AML, zwłaszcza po nowelizacji, wprowadza obowiązek samodzielnej oceny, czy beneficjent rzeczywisty ujawniony w CRBR jest faktycznie osobą kontrolującą firmę.
Zadaj sobie pytania:
- Czy osoba wpisana do CRBR rzeczywiście podejmuje kluczowe decyzje?
- Czy zgłoszenie nie jest fikcyjne (np. figurant, osoba nieświadoma roli)?
- Czy istnieją inne osoby, które faktycznie sprawują kontrolę, a nie są zgłoszone?
Jeśli dostrzeżesz rozbieżności, przejdź do kolejnego kroku.
Krok 4: Sporządź protokół rozbieżności
Jeśli Twoja analiza wykazała, że dane w CRBR nie odzwierciedlają faktycznego beneficjenta rzeczywistego, masz obowiązek sporządzić protokół rozbieżności.
- Opisz w nim, co nie zgadza się z rzeczywistością.
- Dołącz dokumenty, które potwierdzają Twoje ustalenia.
Podstawa prawna: art. 61a Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Krok 5: Zawiadom Ministra Finansów i GIIF
Jeśli nie uda Ci się wyjaśnić rozbieżności z klientem, musisz:
- Przesłać protokół rozbieżności do Ministra Finansów (organ rejestrowy CRBR),
- Poinformować Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) o sytuacji.
To działanie jest obligatoryjne, a brak reakcji może skutkować karą administracyjną dla biura rachunkowego.
Kiedy CRBR może nie wystarczyć?
Jak podkreślił Tomasz Gzela, rejestry państwowe nie są nieomylne – dlatego ustawa AML nie pozwala bezkrytycznie ufać CRBR. W praktyce mogą pojawić się sytuacje, w których:
- nie zgłoszono beneficjenta rzeczywistego (nawet mimo obowiązku),
- zgłoszono osobę niewłaściwą lub fikcyjną,
- rzeczywistym decydentem jest ktoś spoza formalnych struktur (np. udziałowiec nieujawniony w dokumentach).
Dlatego weryfikacja beneficjenta rzeczywistego to proces, a nie tylko sprawdzenie CRBR.
Podsumowanie – CRBR a procedury AML
| Krok | Działanie | Podstawa prawna |
| 1 | Sprawdzenie danych klienta w CRBR | Ustawa AML, art. 34 |
| 2 | Porównanie z dokumentami klienta | Ustawa AML, art. 34 |
| 3 | Ocena zgodności z rzeczywistością | Ustawa AML, art. 61a |
| 4 | Sporządzenie protokołu rozbieżności w razie niezgodności | Ustawa AML, art. 61a |
| 5 | Zawiadomienie Ministra Finansów i GIIF | Ustawa AML, art. 61a |
Pamiętaj: brak reakcji na niezgodność danych beneficjenta rzeczywistego w CRBR może skutkować karami administracyjnymi – nawet do 1 miliona euro.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu procedur AML lub stworzenia wzoru protokołu rozbieżności CRBR? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci działać zgodnie z przepisami!