Samodzielni księgowi i doradcy podatkowi muszą wdrożyć procedurę zgłaszania naruszeń prawa – tzw. procedurę sygnalisty

Samodzielni księgowi oraz doradcy podatkowi, którzy nie zatrudniają pracowników, są zobowiązani do wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Taką informację uzyskała Gazeta Prawna od Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministerstwa Finansów.

Kontrowersje Wokół Zakresu Ustawy

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) budziła dotychczas wątpliwości w dwóch głównych obszarach:

Eksperci twierdzili, że osoby samodzielnie świadczące usługi doradztwa podatkowego lub prowadzenia ksiąg rachunkowych nie podlegają obowiązkowi wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Art. 23 ust. 3 ustawy stanowi, że „Zgłoszenia wewnętrzne” mają zastosowanie do wszystkich podmiotów zobowiązanych na mocy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML) bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, pomijając próg 50 osób.

Obowiązki na Mocy Ustawy AML

Ustawa AML z 1 marca 2018 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 723, ze zm.) nakłada obowiązek wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń na szeroki zakres podmiotów, w tym:

• Księgowych usługowo prowadzących księgi rachunkowe
• Doradców podatkowych
• Biegłych rewidentów
• Biura nieruchomości
• Właścicieli kantorów
• Najmujących nieruchomości pod siedziby dla innych podmiotów gospodarczych
• Osoby wykonujące obrót gotówkowy powyżej 10 000 euro w jednej bądź kilku transakcjach

Podmioty te muszą wdrożyć procedurę zgłaszania naruszeń prawa niezależnie od liczby zatrudnionych osób.

Ustawa wejdzie w życie z dniem 25 września br. dla podmiotów prawnych zobowiązanych do wdrożenia procedury zgłoszenia wewnętrznego ( bez limitu pracowników wykonujących działalność w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy – AML ). Prawo o sygnalistach – podobnie jak RODO  czy AML – wymaga  ustalić i wdrożyć  autorską procedurę oraz  przeszkolić pracowników, po wcześniejszych konsultacjach z ich przedstawicielami. Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi wejść w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę , po wcześniejszych konsultacjach . Czynności formalne należy zatem zakończyć najpóżniej do dnia 18 września 2024 r. – dodaje ekspert AML, koordynator wdrożeniowy ustawy o sygnalistach – Tomasz Gzela

ZAPISZ SIĘ NA BEZPŁATNY WEBINAR I DOWIEDZ SIĘ JAK SZYBKO I DOBRZE WDROŻYĆ PROCEDURY W SWOIM BIURZE RACHUNKOWYM:

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Ministerstwo wyjaśnia, że zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, przepisy te stosuje się do podmiotów prawnych, w których pracuje zarobkowo co najmniej 50 osób. Jednak ust. 3 tego artykułu znosi ten próg dla podmiotów działających w obszarze usług finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowania terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Oznacza to, że te podmioty muszą utworzyć kanał zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od liczby pracowników.

Stanowisko Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów potwierdza, że ustawa o ochronie sygnalistów ma zastosowanie w zakresie nieuregulowanym przez akty normatywne UE. Dyrektywa 2015/849 dotycząca przeciwdziałania praniu pieniędzy, wdrożona przez ustawę AML, wymaga opracowania i wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Dlatego art. 24 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, który dotyczy podmiotów zatrudniających mniej niż 50 osób, nie ma tu zastosowania.

Terminy i Sankcje

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie 25 września 2024 r. Wymaga to wcześniejszych działań, w tym:

• Przeprowadzenia konsultacji wewnętrznych (5-10 dni)
• Ogłoszenia procedury najpóźniej 18 września 2024 r., co oznacza, że konsultacje powinny rozpocząć się do 13 września 2024 r.

Za brak wdrożenia procedur grozi grzywna do 5 tys. zł. W pewnych sytuacjach może to skutkować odpowiedzialnością karną, w tym karą pozbawienia wolności do roku czasu za uniemożliwienie lub utrudnianie zgłoszenia przez sygnalistę.

W związku z powyższym, osoby zarządzające powinny priorytetowo traktować wdrożenie ochrony sygnalistów, aby uniknąć poważnych konsekwencji prawnych.

JUŻ NIEBAWEM BEZPŁATNY WEBINAR W TEJ TEMATYCE:

Księgowi i biura rachunkowe muszą spełnić kolejnym obowiązki ustawowe. Mowa tutaj o ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Prace nad ustawą trwają już od października 2021 roku i unijna dyrektywa w końcu doczekała się implementacji.

Każda firma księgowa, niezależnie od liczby zatrudnionych, będzie musiała wdrożyć wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej: procedura ochrony sygnalistów). Ustawa wskazuje księgowych jako podmioty obowiązane na gruncie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (czyli znane jako AML). Podobnie jest w przypadku doradców podatkowych oraz w firmach audytorskich.

Mimo, że obowiązek wdrożenia procedury, mają obejmować podmioty prawne, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. To jednak ustawa narzuca obowiązek podporządkowania się pod ustawę na podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 dotyczącej ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej. Wystarczy więc, że firma księgowa jest instytucją obowiązaną z ustawy o AML, to jednoczenie staje się podmiotem obowiązanym w świetle ustawy o ochronie sygnalistów.

Chcesz dowiedzieć się więcej jak wdrożyć procedury w biurze rachunkowym zapraszamy na bezpłatny webinar – https://edumeo.pl/sygnalista/

Dyskusyjne pozostaje, czy księgowy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, niezatrudniający żadnych osób, również będzie musiał mieć procedurę ochrony sygnalistów. W naszej ocenie wymaganie od samozatrudnionego posiadania procedury ochrony sygnalistów jest także uzasadnione. Przecież taki podmiot może w przyszłości prowadzić rekrutacje a potencjalny kandydat do pracy zgodnie z ustawą może zostać objęty ochroną. Więc biura księgowe oprócz wdrożenia procedur AML w muszą także wdrożyć procedury ochrony sygnalistów. Wdrożenie tej ochrony będzie możliwe poprzez przyjęcie nowej procedury (odrębny dokument) albo odpowiedniej modyfikacji posiadanej już procedury przeciwdziałania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Samo formalne przyjęcie procedury zgodnej z ustawą nie powinno stanowić większego problemu. Dużo większym wyzwaniem będzie wypełnienie obowiązków zawartych ustawie.

Chcesz dowiedzieć się więcej jak wdrożyć procedury w biurze rachunkowym zapraszamy na bezpłatny webinar – https://edumeo.pl/sygnalista/

Jaki rodzaj naruszeń podlega zgłoszeniu?

Ustawa przewiduje, że naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące następujących obszarów:

• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Kto to jest sygnalista?

Sygnalistą jest osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa a obszar ujawnienia związany jest z wykonywaną przez tą osobę pracą.
Co podlega zgłoszeniu?

Firma księgowa będzie uprawniona do zgłaszania nadużyć dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Procedury wewnętrzne powinny by tak przygotowane aby uwzględniały możliwość zgłaszania naruszeń pojawiających się w każdej organizacji (np. naruszenia związane z niewłaściwą ochrony danych osobowych), ale także szczególne rozwiązania związane z wiodącą branżą jaką podmiot wykonuje. I tak np. firma księgowa w procedurach powinna zawrzeć regulacje Kodeksu zawodowej etyki w rachunkowości.

Elementy procedury o ochronie sygnalistów:

• informowania o możliwości dokonywania zgłoszeń;
• przyjmowania zgłoszeń;
• wyjaśniania zgłoszeń;
• bezpieczeństwa danych osobowych;
• przechowywania zgłoszeń.

Wejście w życie obowiązków biur rachunkowych związanych z ustawą nastąpi z dniem 25 września 2024 r. Tego dnia w podmiocie powinna zacząć obowiązywać procedura.

W praktyce wdrożenie procedur trzeba zapoczątkować dużo wcześniej. Najpierw należy przeprowadzić konsultacje wewnętrzne. Sama procedura wchodzi w życie po upływie siedmiu dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.

wdrożenie, czyli procedura, szkolenie i co dalej…

Ustalenie procedury ochrony sygnalistów spełniającej ustawowe wymogi w terminie jest zadaniem wykonalnym. Samo przeszkolenie pracowników także nie powinno stanowić dużego wyzwania. Także ustalenie kanałów zgłoszeń nie powinno stanowić dużego problemu – rozwiązań i narzędzi mamy tutaj wiele. Trudniej będzie przeprocesować pierwsze zgłoszenie wewnętrzne i biuro rachunkowe będzie zobowiązane przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, którego sposób przeprowadzenia nie został szczegółowo opisany w ustawie.

Chcesz dowiedzieć się więcej jak wdrożyć procedury w biurze rachunkowym zapraszamy na bezpłatny webinar – https://edumeo.pl/sygnalista/

Podstawa prawna

ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928)
ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2023 r. poz. 1124; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 850)
dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 dotycząca ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 305, s. 17)